miércoles, 30 de abril de 2008

NORMAS DE EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS

Embalaje.
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque así:

- Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

- La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

- Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros, Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

- Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

- Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo.

En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

NTC 4702