martes, 6 de mayo de 2008

METODOLOGÌA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las transferencias documentales se realizan periódicamente, generalmente los meses de enero y julio de cada año, y de manera extraordinaria, cuando circunstancias especiales así lo exijan. Las transferencias documentales sólo se tramitan con la planilla denominada: Relación de entrega y resguardadas en las Unidades de Conservación (cajas) autorizadas y debe ir acompañada de una descripción de los documentos que se estén transfiriendo (Relación de Entrega) y en soporte magnético(opsional).


INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las solicitudes de Dictamen de Valoración Documental para concentrar y dar de baja la documentación producida por las unidades administrativas y delegaciones deden ser dirigidas con:

El oficio de solicitud que debe acompañarse de la relación de inventario, debidamente foliada y firmada por el titular del área productora y por el responsable del archivo, y precisar las características de la documentación propuesta para concentrar y/o dar de baja.

El llenado de los espacios del formato se hará de la siguiente manera:

(1) Sello oficial y/o logotipo de la dependencia
(2) Nombre de la Secretaria de Relaciones Exteriores.
(3) Nombre de la unidad productora de la documentación.
(4) Espacio para uso exclusivo del Archivo de Concentraciones.
(6) Título o nombre del expediente procurando que la descripción sea lo más explícita posible.
(7) Señalar si se trata de originales o copias
(8) Indicar el número de la caja donde se encuentran los expedientes descritos.
(9) Anotar la fecha de inicio y conclusión o bien la fecha del último trámite del expediente, o en su defecto, el período que abarca la documentación propuesta para baja o concentración.
(10) Asentar el número consecutivo de folio, ya sea con foliador, máquina eléctrica o mediante otro medio.
(11) Anotar el número de folios del inventario, la cantidad de expedientes y el peso aproximado de la documentación.
(12) Indicar lugar y fecha de elaboración del inventario.
(13) Invariablemente los inventarios deberán requisitarse con las firmas autógrafas de los empleados responsables de la organización y custodia, y de los funcionarios productores de la documentación.



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