TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

CONCEPTO:

La Transferencia Documental "es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas".

ES EL PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL CUAL SE HACE EL TRANSLADO CONTROLADO DE LOS DOCUMENTOS.

IMPORTANCIA:

a) Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
b) Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
c)Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
d)Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
e) Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
f) Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

CRONOGRAMAS:

El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias , indica la fecha en que se deben transferir los expedientes, que han cumplido su gestión administrativa, al Archivo Central de la entidad.
Las políticas y procedimientos establecidos para la Transferencia Documental, desde los Archivos de Gestión al Archivo Central son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las áreas. Será responsabilidad de cada una de las áreas de LA coordinación con el Centro de Documentación e Información y el Comité de Archivo la permanente actualización del procedimiento establecido para la Transferencia Documental.

CLASES DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:

Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.

Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna.